3) Resmî ve İş Mektupları:
a) Resmî Mektuplar:
Resmî dairelerin ve tüzel kişilik taşıyan kuruluşların birbirlerine yazdıkları resmî yazılarla; bunların, vatandaşların başvurularına verdikleri yazılı cevaplara denir. İş mektuplarına benzerler.
Bu mektupların hitap başlığı, yazılan dairenin ya da tüzel kişilik sahibi kuruluşun kanun ve tüzüklerdeki tam adıdır. Bu mektuplarda tarih ile birlikte mektubun sıra numarası ve konusu belirtilir. Mektup, cevap mahiyetinde ise "ilgi" hanesine cevabı olduğu mektubun sayı ve tarihi, "konu" hanesine de kısaca amaç yazılır. Bu yapıldıktan sonra iki ya da üç satır aralığı bırakılarak mektup yazılır.
Resmî mektuplarda açık, kesin, anlaşılır bir dil kullanılır. Mektubun sonu, alt makama yazılıyorsa "... rica ederim.", üst makama yazılıyorsa "... arz ederim." şeklinde biter. Mektup metninin sağ altında ise mektubu yazanın makamı, adı ve soyadı ile imzası bulunur.
b) İş Mektupları:
Özel kişilerle iş kurumları ve iş kurumlarının kendi arasında, işle ilgili olarak yazılan mektuplara denir. Bu mektuplarda konusu ne olursa olsun bir iş ya da hizmet söz konusudur. Bu bir sipariş, satış, şikâyet, borç alıp verme isteği, tavsiye ya da bilgi isteme olabilir.
İş mektuplarını, konularına göre altı başlık altında inceleyebiliriz:
-Sipariş mektupları
-Satış mektupları
-Şikâyet mektupları
-Alacak mektupları
-Tavsiye mektupları
-Başvuru mektupları vb.
İş mektuplarına, kendisine mektup yazılan kişi ya da kurumun ad ve adresi ile başlanır. Kâğıdın sağ tarafına tarih yazılır. Adres ve tarihten sonra uygun bir aralık bırakılır, paragraf yapılarak doğrudan istek yazılır. Son bölüme saygı ifade eden bir söz eklenerek mektup bitirilir. Mektup metninin sağ altında mektubu yazanın adı ve soyadı ile imzası yer alır.
İş mektuplarında şekil birliğini sağlamak için, son zamanlarda satır başı yapılmamakta, satır başları, satır aralıkları daha da açılarak gösterilmektedir. Böylece yazı, sol ve sağ yanlardan bir blok hâlinde ve aynı ölçüler içinde kalmaktadır.
Resmî ve iş mektuplarında dikkat edilecek özellikler şunlardır:
ı) Mektup yazılacak kâğıt şekil yönünden düzenli ve temiz olmalıdır.
ıı) Bu tür mektuplar, mümkünse daktilo ya da bilgisayarla yazılmalıdır. Mümkün değilse, özel mektuplarda olduğu gibi siyah mürekkep ya da tükenmez kalemle yazılmalıdır.
ııı) Resmî mektuplarda yazının çıktığı kurumun adı, kâğıdın üstüne ortalanarak büyük harflerle yazılmalıdır.
ıv) Kâğıdın sağ üst köşesine tarih yazılmalıdır.
v) Mektubun gideceği makamın adı ve yeri ise kağıdın orta üst yerine ortalanarak yazılmalıdır.
vı) Yazı metnine başlamadan hangi tarih ve sayılı yazının cevabı olduğu yazılmalıdır.
vıı) Mektubun giriş paragrafında sorun ya da konu kısaca belirtilmelidir. Gelişme paragraflarında ise konu ve sorun açılmalıdır. Sonuçta ise, arz / rica ifadelerine yer verilmelidir.
4) Açık Mektup:
Her hangi bir düşünceyi, görüşü açıklamak, bir tezi savunmak için bir devlet yetkilisine ya da halka hitaben, bir kişi ya da kurum tarafından yazılan, gazete, dergi aracılığı ile yayımlanan mektuplardır.
Açık mektuplarda sadece yazanı değil, geniş kitleleri ilgilendiren önemli konular ele alınır.
Açık mektubun türü; makale, fıkra, inceleme yazılarından birine uygun olabilir. Açık mektup örneklerine zaman zaman gazete ve sanat dergilerinde rastlanmaktadır.
b. DİLEKÇE
Dilekçeler bir iş mektubu olarak da kabul edilebilir. Bir dileği, isteği, ihbar ve şikâyeti bildirmek üzere ya da her hangi bir konuda soru sormak için resmî, özel kurum ve kuruluşlara, gerçek ya da tüzel kişilere yazılan imzalı ve adresli bir çeşit iş mektubudur.
Dilekçeler genellikle çizgisiz ve beyaz dosya kâğıdına dolma kalemle ya da daktilo / bilgisayarla yazılır. Kâğıdın üstünde üç, solunda üç, sağında bir santimetre boşluk bırakılır. (S. SARICA - M. GÜNDÜZ, Güzel Konuşma Yazma, s. 140)
Dilekçeler, ana hatlarıyla dört kısımdan ibarettir:
Hitap: Dilekçeye gönderilen makamın adı ve yeri yazılarak başlanır. Hitaptaki kelimelerin tamamı ya da ilk harfleri büyük yazılır.
Dilekçe Metni: İş mektuplarında olduğu gibi dilekçelerde de anlatılmak istenen ifadenin açık, anlaşılır, kesin, net ve öz olması gerekir. Yanlış anlaşılmalara meydan verilmemelidir. İfadeler bitirildikten sonra dilekçe, "... arz ederim" cümlesi ile bitirilmelidir.
Tarih ve İmza: İmzasız dilekçeler dikkate alınmadığı için dilekçe metninin biraz altında kâğıdın sağ alt tarafında tarih ve imzanın mutlaka bulunması gerekir. Tarih kısmı, kâğıdın sağ üst köşesinde de bulunabilir.
Gönderenin Adresi: Adres; tarih ve imza kısmından biraz aşağıda kâğıdın sol alt kısmına yazılmalıdır. Adresin ilk satırında ad ve soyad, ikinci satırında cadde, sokak ve apartman numarası yer alır. Üçüncü satırda ise ilçe ve ilin adı bulunur. Dilekçeye eklenmiş belge var ise adres kısmının altına EK ya da EKLER başlığı açılır ve belgelerin adları yazılır.
Ptsi Mart 30, 2009 7:51 am
